Электронный документооборот

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

У нас два предприятия, на каждом — разные сотрудники. Кто-то работает с покупателями, кто-то с поставщиками. Всем нужно самостоятельно подписывать документы от имени компании. Для этого мы подключили МЧД в СБИС. Теперь сотрудники не просят меня отправить контрагентам документы с директорской подписью — подписывают сами. А доверенность выдается очень легко: я создаю ее в системе, нажимаю кнопку «Подписать и отправить», и дело сделано. Весь процесс занимает минут пять. Иногда загружаю доверенности из других систем в СБИС или наоборот. В сервисе это тоже просто сделать, проблем не возникает.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

При выборе разработчика МЭДО мы остановились на Тензоре, так как в холдинге уже был положительный опыт работы с данной компанией. При экспорте продукции мы обменивались с иностранными контрагентами большим количеством бумажных документов, подписываемых обеими сторонами. Их необходимо предоставлять в банк и контролирующие органы в подлинниках. Ввиду того, что обмен подобными документами был трудоемким и занимал длительное время, СБИС существенно упростил и ускорил этот процесс. Теперь подписание документов протекает оперативно. Бухгалтеры, работая с документами в одной системе, имеют их всегда «под рукой» и могут предоставлять в надзорные органы как планово, так и по требованию. В техподдержку обращались всего пару раз. Однажды у нерезидента были проблемы, которую специалисты решили в кратчайшие сроки. За год СБИС проработал без сбоев, что характеризует его как надежную систему.

Под управлением Х5 Retail Group 17 000 магазинов. С каждого мы ежемесячно собираем УПД по коммунальным и клининговым услугам. ЭДО в СБИС ускорил их получение до пары дней. Прямая интеграция СБИС с системой SAP по защищенному JMS-каналу обуспечила обмен документами в привычном интерфейсе.

У нас тысячи агентов во всех уголках страны. Были опасения – как они воспримут новации. Мы подготовили видеоролик, чтобы показать – электронные документы в СБИС – это просто. Они оценили удобство и сокращение срока выплаты бонусов (с 7 до 1 дня) и активно переходят на ЭДО. Сократилась нагрузка и на персонал Amway. Документы теперь рассылаются автоматически, без ручной работы. Думаю, что данный проект подходит для реализации Amway и в других странах.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

У нас много поставщиков, поэтому трафик входящих документов высокий. Когда появились требования к МЧД, стало сложнее отслеживать полномочия физлиц, которые подписывают документы со стороны контрагента. В СБИС нашлось решение: проверка статуса и выгрузка самой МЧД прямо из ЦПРР методами API. Мы самостоятельно внедрили проверку в свое ПО, прочитав руководство. Теперь, принимая документ с МЧД, можем одним API-запросом получить тело доверенности, вычитать полномочия и сроки действия, тем самым обезопасив свой ЮЗДО.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

От СБИС только хорошие впечатления. Так, мы уже привыкли сдавать отчетность с помощью системы, а теперь ускорили и обмен документами с Казахстаном. Наши зарубежные покупатели были сразу за, ведь им было важно ускорить получение первички. Быстро разрешились и все нюансы с разницей в законодательствах. СБИС избавил от механической работы. Раньше мы все печатали и отправляли курьером, а если контрагенты что-то не проставили – приходилось долго ждать повторной «доставки». А сейчас в режиме онлайн делаем отгрузки, высылаем договоры и аннулируем ошибочные документы. И все это за считанные минуты. Не тратим время на отправку документов: они высылаются автоматически, остается только проверить их утверждение.

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в СБИС - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. СБИС поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в СБИС. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А СБИС предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.